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03. November 2020

Homeoffice und die informelle Kommunikation

Homeoffice und die informelle Kommunikation

coffeebreakNichts hat mehr Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens, oder Ihres Teams als die reibungslose Kommunikation. Andererseits vergeht eigentlich kein einziger Workshop zur Teamentwicklung, ohne dass Probleme in der Kommunikation adressiert werden müssen. Durch Homeoffice wird nun alles noch schlimmer. Insbesondere die wertvolle informelle Kommunikation bleibt durch virtuelles Teamwork auf der Strecke.

 

 

Wie Sie in virtuellen Teams die wertvolle informelle Kommunikation forcieren

Nichts hat mehr Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens, oder Ihres Teams als die reibungslose Kommunikation. Sie führe ja über Kommunikation. Über Kommunikation verteilen Sie Ihre Aufträge, über Kommunikation klären Sie gemeinsame Ziele, über die Kommunikation treffen Sie Vereinbarungen und geben Sie Feedback. Und schließlich: Information muss fließen, ohne Transparenz treffen Ihre Mitarbeiter falsche Entscheidungen. Das gilt nicht nur für die Zusammenarbeit im Büro. Auch der Austausch mit den Angestellten, die im Home-Office arbeiten, muss laufen.

 

Teamentwicklung zeigt was fehlt

Andererseits vergeht eigentlich kein einziger Teamentwicklungs-Workshop, ohne dass Probleme in der Kommunikation adressiert werden müssen. Teams monieren, dass wichtige Information auf der Strecke bleibt, die Zielrichtung ist nicht klar, Vereinbarungen und Aufträge bleiben missverständlich. Hier bleibt wertvolle Produktivität auf der Strecke.

Und ein wichtiges Kommunikations-Instrument bekam bisher viel zu wenig Beachtung. In manchen Unternehmen war es sogar als „verplemperte Zeit“ und Faulenzerei verpönt. Doch nun, wo viele Mitarbeiter einen bedeuten Anteil ihrer Arbeit im Homeoffice verbringen, wird das Fehlen dieses Instruments überdeutlich: die informelle Kommunikation.

 

Mehr Flexibilität durch kurze Wege

Die formelle Kommunikation orientiert sich an den typischen Arbeitsabläufen und erfolgt über die üblichen Kanäle. Sie findet im eigentlichen Business statt, in Meetings, in Präsentationen, in Mitarbeitergesprächen und in Berichten. Sie dreht sich ausschließlich um Projekte, Aufträge, Entscheidungen, Strategien und den Stand der Dinge. Sie ist meist sachlich und sehr ernst. Sie orientiert sich an Hierarchien, an Regeln und Prozesse. Sie wird protokolliert und archiviert. Diese Aufzählung fühlt sich nicht ohne Grund gerade etwas spaßbefreit an, oder?

Informelle Kommunikation meint die zufälligen und ungeplanten Gespräche außerhalb der Tagesordnung. Man trifft sich auf dem Gang, an der Kaffeemaschine oder in der Kantine. Hier kommen neben der Arbeit auch private Inhalte zur Sprache. Oder ist es umgekehrt? Die Kommunikation folgt keinen Regeln, und es wird nichts protokolliert. Sie ist im wahrsten Sinne des Wortes zwanglos. Man spricht miteinander, über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg, die privaten Themen fördern mehr, als alle anderen Themen, positive Beziehungen und Loyalität. Hier entsteht Teamgeist (zumindest ein Teil davon) und Vertrauen. Und das Highlight zum Schluss: Die Gespräche bleiben nicht privat, sie kommen i.d.R. schnell wieder auf geschäftliche Themenbereiche. Und plötzlich, absolut zufällig, fließen Informationen, die in der Formellen Kommunikation nie zur Sprache gekommen wären. Diese spontane Informationsdusche fördert die Flexibilität und führt zu Abkürzen auf Dienst-Wegen. Unbezahlbar!

Kaum zu glauben, dass manche Führungskräfte gezielt versuchen, diesen unbezahlbaren Wertschöpfungsfaktor zu unterbinden. Offenbar aus der Angst, wenn Mitarbeiter Spaß haben, dann würden sie nicht arbeiten. Doch das Gegenteil ist der Fall. Wenn Mitarbeiter Spaß haben, sind sie motivierter bei der Arbeit und erzielen nachweislich bessere Ergebnisse. Wenn sie entspannt miteinander schwatzen fließt wichtige Information. Wenn Mitarbeiter „private“ Zeit miteinander verbringen, verbessern Sie Beziehungen und Teamwork. Gut investierte Zeit! Viele Firmen investieren in professionelle Teamentwicklung, Teamworkshops und Teambuilding, weil sie auf diese Effekte nicht verzichten wollen.

Doch leider: In einer Zeit in der das Home-Office zur Tagesordnung wird, kommunizieren wir vorwiegend über Telefon und E-Mail. Man trifft sich nicht mehr auf dem Flur. Das ist für viele Unternehmen und Mitarbeiter eine Reduzierung auf den reinen, formellen Austausch. Hier liegt die Konzentration auf den dienstlichen Themen, auf der Agenda, und darauf Meetings (Telefonkonferenzen) schnell hinter sich zu bringen. Doch die inoffizielle Lockerheit bleibt auf der Strecke.

 

Wie könne Sie die informelle Kommunikation forcieren?

Wenn so ein Wert durch das Homeoffice unvermeidbar verloren geht, werden clevere Führungskräfte zusätzliche Aktionen initiieren. Denn wir wissen schon: Kommunikation ist DER Erfolgsfaktor. Und informelle Kommunikation ist wertvolles Teambuilding! Der Klebstoff im Team!

Sie können Sie auf vier Ebenen aktiv werden:

Persönlich werden

Das private Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter hat nochmal einen ganz eigenen Wert. Die weltweit führende Unternehmensberatung für Mitarbeiterengagement, Gallup, hat festgestellt, dass weltweit die engagiertesten, produktivsten und loyalsten Mitarbeiter dem folgenden Satz voll und ganz zustimmen „Mein Chef interessiert sich für mich als Mensch“. (Was würden Ihre Mitarbeiter Ihnen auf der Zehnerskala geben?) Das ist also noch etwas, dass in Homeoffice-Teams oft unter den Tisch fällt. Forcieren Sie als Teamleiter genau diese Kommunikation. Sie können das auf die Agenda setzen. Sie sind damit auch Vorbild für alle Mitarbeiter und zeigen, dass genau das mehr als erwünscht ist.

  • Beginnen Sie Ihre Meetings 10 Minuten früher für Smalltalk, private Themen und Informelles.
  • Lassen Sie den virtuellen Meeting-Raum, und ggf. Gruppenräume, offen für Mitarbeiter, die noch etwas“ privat schwatzen wollen. Bleiben Sie möglichst auch selbst dabei.
  • Nutzen Sie ihren wöchentlichen, fest verabredeten Care-Call (jour fix) bei einzelnen Mitarbeitern insbesondere auch dafür, privates auszutauschen. Lüften Sie bewusst die Decke über Ihr Privatleben (Natürlich bestimmen Sie selbst die Grenze) und erfahren Sie spannende Details über die Lebensverhältnisse Ihres Mitarbeiters. Dies ist wichtiger als viele denken. Oft erklärt sich aus diesen Lebensverhältnissen (z.B. behindertes Kind, pflegebedürftige Eltern, mitten in der Scheidung, o.ä.) warum der Mitarbeiter am Arbeitsplatz besondere Stimmungen auslebt oder wann er Hilfe und Unterstützung benötigt.

Unterhaltsame Mottos für „Standardmeetings“

Wer daran glaubt, dass Spaß die Motivation und damit die Ergebnisse verbessern kann, könnte Teammeetings mit einem kreativen Motto verbinden. Und damit den Spaßfaktor erhöhen. Ideen gefällig:

  • Führung durch deine Wohnung (in der Videokonferenz mit dem Notebook durch die Wohnung)
  • Selbstgebackene Weihnachtsplätzchen verkosten
  • Star-Wars als Motto: Jeder bringt ein Star-Wars-Gadget mit, oder nimmt verkleidet als Jedi-Ritter teil.
  • Heute alles „very brirtish“
  • Uvm. Werde Sie mit Ihrem Team kreativ.

Business-Dating: Kollegen neu verpaaren (auch abteilungsübergreifend)

„Oft Kommunizieren ja doch immer nur die Selben zusammen.“ Na klar, so sind wir Menschen eben. Wir verbringen die Zeit am liebsten mit den Kollegen, die wir am meisten mögen. Aber das MIT (Massachusetts Institute of Technologie) hat in einer Studie gezeigt, dass die beste Performance in Teams entsteht, in denen jeder Mitarbeiter des Teams mit jedem anderen Teamkollegen etwa gleich viel (nicht gleich wenig!) kommuniziert. Also schon wieder etwas, wo wir Teamleiter der natürlichen Realität etwas auf die Sprünge helfen müssen.

  • Verteilen Sie häufig Mini-Aufträge an Tandems. Wobei Sie die Tandems festlegen können. (Z.B.: „Ich bitte Franziska und Klaus, prüft bitte mal, ob das Online-Tool Slack für uns geeignet ist“). So kommen Kollegen zusammen (mit der Gelegenheit zu informeller Kommunikation), die von allein nicht miteinander telefonieren würden.
  • Abteilungsübergreifende Kommunikation: Es gibt nichts besseres, um Prozesse reibungslos zu bekommen, als Retrospektiven (Feedback-Gespräche) zwischen Schnittstellen. Organisieren Sie Schnittstellengespräche zwischen einem Vertreter Ihres Teams und einem Vertreter der Schnittstelle. Wechseln Sie die Vertreter regelmäßig aus. Diese Calls geben den Mitarbeitern Gelegenheit abteilungsübergreifende Beziehungen aufzubauen. Geben Sie Ihren Leuten dazu den Auftrag: nicht motzen, nicht kämpfen, statt dessen gut zuhören, „Kunden-“Beziehung gezielt stärken!

Aufhänger mit Regelmäßigkeit (auch abteilungsübergreifend)

Schaffen Sie regelmäßige Anlasse für informelle Kommunikation:

  • Montags-Morgens ein gemeinsames Frühstück, Freitag Nachmittags das Feierabend-Bier,… laden Sie Kollegen aus andere Abteilungen dazu ein.
  • Ein klassischer semi-betrieblicher Aufhänger für Informelle Kommunikation ist die Betriebssportgruppe. In Zeiten von Lockdown und Homeoffice fehlt diese Kommunikationsplattform. Bilden Sie also Gruppen die diese Lücke in virtuellen Meetings stopfen:
  • Online-Yoga, Whiskey-Freunde, Oldtimer-Talk, Film-Fans, Austausch von Musik und Playlists. Auch hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt.

 

Last but not least: Vereinsamung

Eines dürfen wir in Lockdown-Zeiten nicht vergessen. Nicht alle unsere Mitarbeiter sind extrovertiert. Nicht alle Mitarbeiter sind proaktiv. Manche werden brav im Stillen ihre Arbeit erledigen. Und dabei nach und nach den Kontakt zu den Kollegen und nicht zuletzt auch zur Firma verlieren.

Was macht ein gutes Team: Die stärken einzelner voll ausspielen, und Schwächen der Teammitglieder gezielt ausgleichen. Schreiben Sie sich als Teamleiter eine Mitarbeiter-Tabelle. Notieren Sie persönliche Handlungs-Tendenzen und Präferenzen aller ihrer Mitarbeiter:

  • Bevorzugter Kommunikationskanal
  • Wann erreichbar, wann nicht
  • Extrovertiert / introvertiert?
  • Sachorientiert oder beziehungsorientiert
  • Stärken, schwächen
  • Persönliche Interessen (beruflich/privat)
  • Ziele
  • Uvm.

So können Sie viel gezielter handeln, und absehbaren Problemen gegensteuern.

 

Sich live treffen

Eines liegt klar auf der Hand: Nichts ist wichtiger für die Teamentwicklung, Vertrauensaufbau und reibungslose Zusammenarbeit, als sich live, persönlich, in Präsenz zu treffen. Es gibt modernste Unternehmen Silicon Valley (z.B. Yahoo), die das Homeoffice wieder eingestampft haben, weil sie das Gefühl hatten, dass den Homeoffice-Mitarbeitern die sozialen Kontakte im Unternehmen fehlen. Wenn uns also nicht gerade ein Corona-Lockdown in die Isolation zwingt, sollte mindestens ein Präsenztag pro Woche für jeden Mitarbeiter im Homeoffice selbstverständlich sein. Idealerweise ein Präsenztag, an dem alle Teamkollegen da sind. Auch an diesem Präsenztag sollte ausreichend Gelegenheit für die wertvolle informelle Kommunikation sein. Vielleicht ein gemeinsames Frühstück?

Für virtuelle Teams, die ggf. über den ganzen Erdball verteilt ihren Arbeitsplatz haben, gilt das gleiche. Hier wäre sicher einmal pro Woche nicht praktikabel. Trotzdem gilt auch hier: so oft wie möglich. Monatlich? Vierteljährlich? Organisieren Sie dazu immer auch privates Miteinander: Ausflüge, Cart fahren, gemeinsam bowlen, gemeinsam Abendessen.

Und idealerweise gehört ein ausführliches Teambuilding, mit viel Gelegenheit zum informellen Austausch zum gelungenen Start eines jeden Virtuellen Teams.

 

Teambuilding auf die informelle Art

Mit der passenden Strategie haben Sie und Ihre Mitarbeiter wieder mehr Spaß an der Arbeit. In der Folge verbessert sich auch durch informelle Kommunikation Ihre Führung, denn Sie lernen Ihr Team richtig kennen. So ist Ihre Teamentwicklung in Kombination mit der informellen Kommunikation ein wichtiger Schlüssel für die Selbststeuerung und Sichtbarkeit der einzelnen Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmen.

Sie suchen Begleitung und Unterstützung für das Teamwork in Ihrem Team?
Rufen Sie mich gleich an: +49 60 29-601 90 11 , Kontaktformular

 

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Peter Rach

Kommunikationstrainer

Mediator

Coach

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Peter Rach - Team & Kommunikation

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