Teamworkshop - heute unverzichtbar

Zahlreiche wissenschaftliche Studien haben gezeigt, dass viele Aufgaben besser gelöst werden, wenn das gesamte Team gemeinsam daran arbeitet. Viele verschiedene Sichtweisen werden zusammengetragen und bereichern so den eingeschränkt Horizont, den ein Einzelner zwangsläufig immer hat. So werden Probleme vielschichtiger angegangen. Lösungen sind meist ausgegorener, wenn mehrere Teilnehmer ihre Bedenken eingebracht haben und man diesen Bedenken auch entsprechend Raum gegeben hat. Die Team-Intelligenz ist fast immer größer, als das Können des besten Teammitglieds (oder Chefs) allein.

Nicht umsonst gelten im Moment agile Arbeitsmethoden und New Work als die aktuell heißesten Trends in der Arbeitswelt. Agil steht in diesem Zusammenhang für die schnelle Reaktion auf sich rasch verändernde Umstände – so wie wir es aktuell auf den Märkten erleben. Für agile Methoden sind Teamworkshops und Teamtrainings unverzichtbare Bestandteile, denn agile Methoden bauen dabei maßgeblich darauf diese Teampotenziale zu heben: nämlich weil die Welt zu komplex geworden ist, als dass ein Einzelner alle Zusammenhänge überblicken könnte, ohne, dass ihm etwas Wichtiges entginge. New Work beschäftigt sich darüber hinaus mit der persönlichen Motivation des Einzelnen, seiner Selbstverwirklichung an seinem Arbeitsplatz und einem guten Betriebsklima. Auch für diese Ziele sind Teamworkshops und gezielte Teamentwicklung die unverzichtbaren Instrumente.

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Das sind typische Themen für Teamworkshops

• Es gibt ein aktuelles Thema, einen aktuellen Anlass, und Sie wollen das Team einbinden
• Lösungen für ein Problem durch Teamarbeit finden. Im Workshop werden gemeinsam Ursachen gesucht und Lösungen diskutiert.
• Gemeinsam etwas erarbeiten, z.B. braucht die Abteilung eine neue Struktur. Alle im Team werden eingebunden. Gemeinsam werden die Rahmenbedingungen und Restriktionen herausgearbeitet. Vorschläge gehen in die Diskussion. Nach dem Für und Wider wird eine gemeinsame Entscheidung getroffen.
• Finden von Innovationen. Brainstormings sind schon seit jeher die Klassische Anwendung von Teamworkshops. Im "Design Thinking" kann der Workshop einer Arbeitsgruppe zur systematischen Entwicklung einer bahnbrechenden Idee bis über eine Woche gehen. 
• Die Jahrestagung. Sie richtet Fokus auf das nächste Jahr. Die Teammitglieder ziehen sich für 1-2 Tage raus aus Ihrem Arbeitsumfeld um sich auf gemeinsame Teamziele zu einigen, Herausforderungen zu identifizieren, die genaue Herangehensweise zu planen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verteilen. Sinnvoll ist hier auch die Würdigung des Erreichten und die Analyse von Erfolgsfaktoren des letzten Jahres.
• Strategieworkshop: Manche Herausforderungen erfordern den Entwurf einer guten Strategie. Aber es heißt auch: kein Plan überlebt die erste Feindberührung. Will man auf möglichst viele Eventualitäten vorbereitet sein, kann das also eine sehr komplexe Aufgabe sein. Sie brauchen viele Teilnehmer, die alle unterschiedliche Szenarien und Lösungen dafür entwerfen. Hier können Sie Teampotentiale nutzen.
• SWOT-Analyse: Die systematische Analyse von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken erfordert viele Mitdenker. Die gründliche Diskussion über diese Punkte bringt in der Regel einen stabilen, gut fundierten Maßnahmenplan hervor.
• Zukunfts-Themen (z.B. Trend zur Digitalisierung): Die Entwicklungen in der Zukunft sind immer ungewiss. Deshalb ist es sinnvoll mit mehreren Teammitgliedern mehrere Zukunfts-Szenarien zu entwerfen ("Zukunfts-Konferenz"). Nachdem Sie ein gemeinsames Verständnis von der zu erwartenden Zukunft entwickelt haben, folgt im nächsten Schritt z.B. Ihre Vision von Ihrer "Dienstleistung der Zukunft".
• Verbesserung der Kommunikation im Team

Es gibt aktuelle Teamprobleme, „Sand im Getriebe“

• Häufig Streitereien
• Tonfall/Umgang miteinander
• Zusammenarbeit läuft nicht rund
• Qualitätsprobleme
• Unklarheiten über Zuständigkeiten/Regeln
• Fehler in der Kommunikation / unzureichende Teamkommunikation / häufige Missverständnisse
• In solchen Fällen brauchen Sie einen Teamworkshop von 1-2 Tagen (Teamentwicklung) und ggf. mehrere darauf folgende Meetings (Teamcoaching). Sie entwickeln gemeinsam ein Zielbild von der Zusammenarbeit in Ihrer Abteilung. Sie ermitteln die Ursachen Ihrer Probleme. Sie geben sich ein Regelwerk, nach dem jeder zuerst bei sich selbst nach Ursachen und Veränderungsmöglichkeiten sucht. Schuldzuweisungen und Rechtfertigungen werden aus dem Raum verbannt. Jeder soll Verantwortung übernehmen. Sie erschaffen ein Klima für ehrliches, aufrichtiges Feedback. Sie beschließen gemeinsame und persönliche Maßnahmen, deren Einhaltung in Folgeworkshops überprüft wird.

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KVP - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

• KVP erfordert einen regelmäßigen Austausch mit dem gesamten Team. Das Team sucht gemeinsam Engpässe und Verbesserungsvorschläge
• Selbstreflexion des Teams
• ggf. Aufstellen und optimieren einzelner Prozesse
• Manche Teams veranstalten Ihren KVP-Workshop 2 Mal im Jahr jeweils eine Tag lang. Andere Teams 1 Mal monatlich je 2 Stunden. Im agilen Projektmanagement (SCRUM) gibt es eine „Retrospektive“ nach jedem Sprint (1 oder 2 Wochen). In jeder Abteilung sind die Gegebenheiten anders.

Teambuilding

• Bei manchen Führungskräften steht die Bedeutung des Teams ganz oben auf der Agenda
• Diese Teamworkshops dienen dem vertieften Kennenlernen der Teammitglieder
• Verbesserung von Gemeinschaft und Teamgeist, finden gemeinsamer Teamziele, Mission und Vision
• So ein Teamworkshop ist oft ein einmaliges oder jährlich angesetztes Teamevent. Es besteht eher aus Übungen aus dem erfahrungsorientierten Lernen. Die Teammitglieder lösen gemeinsam herausfordernde Aufgaben und teilen Ihre Erfolgserlebnisse. Startet man mit eher schlechtem Teamgeist, kann auch ein Teamcoaching in Etappen angebracht sen. 
• Gelegenheit sich abseits vom Tagesgeschäft auszutauschen, ggf. auch über private Dinge.
• Zahlreiche Studien beweisen, dass positive private Beziehungen stark korrelieren mit einen Rückgang von Arbeitsunfällen, Diebstählen, Krankheitstagen, sie fördern Vertrauen, Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung. Wenn das Team dem Einzelnen ein sicheres, angenehmes Umfeld gibt, steigen Loyalität und Engagement über das normale Maß. Das gute Betriebsklima hat direkten Einfluss auf den Abteilungs- oder Unternehmens-Erfolg.

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Aber Teamworkshops haben ihre Tücken!

Die typischen Probleme sind:

• Mitarbeiter können nicht gut miteinander reden.
• Alle reden durcheinander
• Man hört sich gegenseitig nicht zu
• Einzelne, wichtige Beiträge werden nicht gewürdigt, gehen unter
• Es kommt bereits das nächste Gegenargument, bevor man überhaupt verstanden hat, was der Vorredner gesagt hat
• Oft setzt sich derjenige durch, der am lautesten war, am dominantesten aufgetreten ist
• Es gibt keinen Konsens
• Eine schnelle Entscheidung der Führungskraft oder eine Abstimmung sorgt bei den „Verlierern“ für Frust und Demotivation

Aber da gibt es Abhilfe: Sorgen Sie für einen Facilitator, ein Moderator, der den Workshop steuert, alle Beiträge am Flipchart visualisiert, auch die stillen Teilnehmer zu Beiträgen animiert. Wenn das einer aus dem Team macht, kann er sich nur schwer moderieren und sich gleichzeitig Inhaltlich beteiligen. Oft fehlen aber auch das Knowhow und das Geschick im Umgang mit Menschen.

Ein professioneller Team-Trainer weiß:

…wie man einen Workshop mitreißend moderiert

...was in einem guten Vorgespräch alles abgeklärt werden muss

...wie man so ein Teamtraining am besten aufbaut, damit ein Teamevent daraus wird

…wie man motivierend ins Thema und in die Teamarbeit einführt

…wie man die Fragen so stellt, neutral, involvierend, motivierend, dass die Diskussion den gewünschten Verlauf nimmt.

…wie man emotionale Situationen entschärft

…wie man bei unübersichtlichem Diskussionsstand Entscheidungen herbeiführt.

...Ein guter Trainer kann souverän moderieren

…Ein guter Trainer hat das Energieniveau der Gruppe im Auge

…Ein guter Trainer wird den Workshop um Teamübungen und Energiser anreichern, ggf. zusätzliches Knowhow beisteuern

...sorgt für Ergebnisse und einen konkreten Maßnahmenplan

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Exkurs: Entscheidungen finden

Statt Abstimmen besser Konsensieren:

Die demokratische Abstimmung kennt jeder. Vorteil: die Entscheidung fällt schnell. Nachteil: bei einer 60-zu-40% Mehrheit erzeugt die demokratische Entscheidung viele Verlierer. Das Konsensieren funktioniert oft besser: hier wird nicht die Zustimmung gezählt, sondern im Gegenteil, das Maß der Ablehnung erfasst. Der Vorschlag mit dem geringsten Widerstand wird dann gewählt.

Der große Vorteil des Konsensierens ist: Die Gründe einer Ablehnung finden Gehör, obwohl sie ggf. von einer Minderheit geäußert werden. Ein Beispiel zeigt die Vorteile: 4 Kollegen eines Teams sollen sich auf einen neuen Standort für das Büro einigen. Zur Auswahl stehen ein Büro auf dem Land, ein Büro im Keller der Zentrale, eines im 22. Stock, und eines im 2 Stock. 2 Freunde (die Mehrheit) sind begeistert von der Aussicht im 22. Stock. Aber einer (überstimmt) hat Höhenangst. Gegen das Büro im 2. Stock hingegen gibt es keinen Widerstand. Alle sind zufrieden, das Commitment ist hoch.

Wie sieht ein klassischer Teamworkshop aus?

Sie als Auftraggeber geben den Rahmen vor. Je nach Umfang des Themas und der Ziele des Workshops sind klassische Teamworkshops für 2 Stunden, 1 Tag oder 2 Tage mit Übernachtung und Gelegenheit für die wichtigen informellen Gespräche an der Bar angelegt. Für die meisten Workshops ist es empfehlenswert, raus zu gehen, in eine Location außerhalb des Unternehmens. Dort gibt es weniger Ablenkung durch die Alltagsprobleme. Die Räume und die neue Sitzordnung sind unvorbelastet.

Sie als Auftraggeber geben i.d.R. auch das Ziel (z.B. Verbesserung des Teamwork), ein Thema (z.B. Einführung von Lean Management ins Unternehmen), eine Aufgabenstellung (z.B. Jahresplanung) vor. All das besprechen wir im Vorgespräch.

Der Facilitator konzipiert den gesamten Workshop, den Flow, je nach Aufgabenstellung. Das könnte z.B. so aussehen: Spannender Einstieg, heranführende Aufgaben (z.B. Gemeinsame Mission), dann Beschreibung des Problems, ermitteln der Ursachen, Brainstorming von Lösungsvorschlägen, Auswahl und Umsetzung.

Der Facilitator sorgt dann für einen motivierenden Start. Unerfahrene Workshop-Moderatoren wählen oft einen ungeschickten Einstieg. Sie starten direkt mit dem Problem: "Ihr habt euch in letzten Jahr zwar alle Mühe gegeben, aber das Jahr war mies...", das zerstört möglicherweise die Arbeitsatmosphäre und gefährdet das Ergebnis. Besser ist ein Start, der zunächst für eine positive Grundstimmung sorgt. Studien zeigen, dass die Lösungs- und Veränderungsbereitschaft um bis zu 90% steigt, wenn man zunächst über Stärken und Erfolge spricht.

Da der Facilitator nicht inhaltlich involviert ist, kann er sich auf den Prozess konzentrieren. Er hält alle am roten Faden, visualisiert den Verlauf der Diskussion, involviert stillere Teilnehmer, sorgt für Ergebnisse.

Bei umfangreichen Workshops achtet der Moderator darauf, dass das Energieniveau stimmt. Gegebenenfalls sorgt er für Pausen, treibt mit einem Energiser de Kreislauf wieder hoch, belüftet das Gehirn, regt die Kreativität wieder an, hat bereits über das Workshop-Konzept für Auflockerung durch Teamübungen gesorgt.

Die Gefahr ist groß, dass es am Ende trotzdem bei einem "Gut dass wir darüber geredet haben" bleibt. Denn oft wird von Workshop-Leitern vergessen, dafür zu sorgen, dass am Ende wirklich konkrete Maßnahmen beschlossen werden. Dazu gehört die klassische Tabelle „wer?“ macht „was?“ bis „wann?“. Auch diese 3 Punkte sind nicht vollständig: Erst der Punkt „Bericht?“ sorgt für die notwendige Verbindlichkeit. Er beschreibt, wann und in welcher Form der Verantwortliche über die Erledigung seines Auftrages Bericht erstattet. Dieser unscheinbare Punkt steigert nochmal erheblich die Umsetzungswahrscheinlichkeit.

Letztlich gibt es noch zahlreiche Hebel, die dafür sorgen, dass es nach dem Teamworkshop nicht einfach nur bei „gut gemeinten Vorsätzen“ bleibt. Für jede Maßnahme gilt die Regel:

Only what you mesure gets done!

Doch wie misst man als Führungskraft zum Beispiel die Umsetzung des Beschlusses, „ab sofort sind wir alle kundenorientierter im Gespräch mit schwierigen Kunden“? Die Lösung für dieses Problem ist, je nach Thema extrem individuell und muss ebenfalls direkt im Teamworkshop beschlossen werden.

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Warum so viele Klienten Peter Rach als Facilitator schätzen:

• Erfahrener Moderator, über vielfältige Businessthemen, Branchen, Märkte
• Erfahrener Gestalter von Teamtrainings
• Als Team-Coach erfahren mit schwierigen Teamsituationen, Phasen der Teamentwicklung und konzeptionellen Lösungen für immer wieder auftretende Teamproblemen
• Als erfahrener Coach empathisch, motivierend, zielführend und lösungsorientiert
• kann Konflikte einfangen, emotionsgeladene Teilnehmer wieder integrieren
• Die seltene Kombination aus durchsetzungsstark und diplomatisch
• Konzeptionell stark (der richtige Aufbau, die richtigen Fragen, Gruppenbildung, Flow)
• Knowhow in betriebswirtschaftlichen Methoden und Management-Tools, wie z.B. SWOT-Analyse, Lean Management, Kaizen, SCRUM, agilen Methoden, KVP, Marketing, Vertrieb, Finanzen, Teamwork und Kommunikation

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