Präsentationsfolien richtig und wirkungsvoll gestalten

Powerpoint und Vortrag schick wie vom Designer

In Millionen von Unternehmen werden Milliarden von Präsentationen und Vorträgen gehalten. Und 90% von ihnen haben eines gemeinsam: Sie langweilen die Zuhörer zu Tode. Rechnen Sie mal hoch, wieviel Geld die deutsche Wirtschaft hier verbrennt. 15 Mio. Wissensarbeiter sitzen ca. 2 Mal pro Woche in einer Präsentation, der sie gar nicht zuhören. Davon sind 27 Mio. Stunden verschwendete Arbeitszeit. Noch ganz abgesehen davon, dass die durchaus wichtigen Inhalte der Präsentationen wirkungslos verpuffen.

Wie oft haben Sie selbst schon in einem Vortrag gesessen, in dem schon nach einer Minute klar war, hier wird gerade wieder meine unbezahlbare Lebenszeit verbrannt. Wenn Emailchecken gerade nicht unauffällig möglich ist, stehlen sich die Gedanken davon oder auf dem Notizblock wird schon der Schlachtplan für die nächste Woche entworfen. Die Schuld liegt natürlich beim Referenten. Oder die Inhalte sind halt langweilige Zahlen, Daten, Fakten. Oder liegt es gar an Powerpoint?

Wenn Sie eine Präsentationsfolien gestalten oder einen Vortrag zusammenstellen, was wollen Sie dann erreichen? Das Verpuffen Ihrer Inhalte sicherlich nicht. Sie wollen:

• dass die Zuhörer aufmerksam zuhören (darum geht es heute in diesem Artikel),
• dass die Zuhörer die Information aufnehmen (Artikel über 2 wichtige Filter),
• dass die Zuhörer verstehen,
• dass die Zuhörer ihnen glauben, dass sie überzeugen,
• dass die Zuhörer hinterher etwas anderes denken, oder vielleicht sogar etwas anderes tun, als vor der Präsentation.

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Wie Sie die Wirkung Ihres Vortrags unterstützen

Manche Redner können exzellent frei sprechen, und brauchen weder Bild, noch Powerpoint, noch andere Medien, um ihre Teilnehmer zu fesseln. Doch die meisten Menschen sind nicht derartige Naturtalente. Die Wissenschaft vom menschlichen Gehirn weiß, Sie erreichen mehr, wenn Sie alle Sinne bedienen. Nicht nur die Ohren, sondern auch die Augen, das Gefühl (Emotion) und am besten den Geschmack so wie die Nase. Genau deshalb gibt es Powerpoint. Die Präsentationsfolien dienen dazu, Ihren Vortrag zu unterstützen.

Das Missverständnis vom Handout

Hier können wir schon mit 2 Missverständnissen aufräumen. Die Slides sind nicht „der Vortrag“, Sie sind der Star. Die Slides sollen nur unterstützen. Viele Redner entschuldigen Ihre drögen Bleiwüsten-Folien mit dem Argument „Ich hab halt viele Zahlen, Daten, Fakten, das ist langweilig. Und ich muss die Daten hinterher als Handout herausgeben.“ ACHTUNG: Die Slides an der Leinwand/am Flatscreen und ein Handout sind zwei grundverschiedene Dinge mit grundverschiedene Funktionen. Beides mit einem Foliensatz erschlagen zu wollen wäre so, als wenn Sie mit einer Kaffeemaschine einen Nagel in die Wand schlagen wollen, weil sie halt gerade da ist. Dafür ist sie aber nicht gemacht. Am Ende erfüllt Ihr Slide-Deck bei Aufgaben nur schlecht. Also: Zahlen, Daten, Fakten in das Handout, Bilder und Emotionen zur Unterstützung Ihrer Argumentation in den Foliensatz. Mein Tipp: erstellen Sie zunächst gerne Ihre Präsentation mit vielen, vielen Bulletpoints. Im nächsten Schritt ersetzen Sie Bulletpoint für Bulletpoint durch ein vielsagendes, emotionsgeladenes Bild. Und schon habe Sie beides fertig: Ihr Handout und Ihre wirkungsvolle Foliengestaltung.

Heißt das nun, gar kein Text auf die Folie?

Natürlich nicht! Manchmal ist Text unumgänglich. Doch dann beachten Sie folgendes: Sie wollen Zuhörer und nicht Zuleser! Deshalb gilt folgende Regel: Text solange reduzieren, bis es definitiv nichts mehr zu reduzieren gibt. Dann machen Sie den Text so groß es geht: Bei Powerpoint über Leinwand, Beamer und vor größeren Gruppen, niemals kleiner als 30 Punkte, gerne aber Formatfüllend.

Nutzen Sie dazu alle Regeln für verständliche Texte auf Präsentationsfolien:

• Kurze Sätze (5 – max. 15 Wörter). Grenze der optimalen Verständlichkeit liegt bei der dpa bei max. 9 Wörtern.
  Füllwörter herauslöschen
• Ein Gedanke pro Satz. Ggf. lange Sätze in 2 Sätze zerlegen.
• Kein Nominalstiel: Endungen auf …ung, …nung, …keit unbedingt vermeiden
• Substantivierungen von Verben vermeiden: „Die Vermeidung von Substantiven bla bla…“
  Einfache, konkrete Wörter statt Fremdwörter: „Die voluminöse Expansion eines subterralen Produktes steht reziprokproportional zum Intellekt des produzierenden Agrarökonomen.“
• Aktiv statt passiv: „Informieren Sie sich…“ statt „Lassen Sie sich informieren…“
  Viele Verben
• Positiv statt negativ: „Denke Sie daran...“ statt „Vergessen Sie nicht ….“
• An den Apell denken: „Bitte noch heute antworten!“

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Die Gestaltung von Text

Hier gibt es nur wenige Regeln. Priorität hat sehr gute Lesbarkeit. Das heißt Sie brauchen insbesondere einen hohen Kontrast, z.B. Weiß auf Schwarz oder umgekehrt. Wobei gute Grafiker gerne leicht gebrochene Töne wählen: Statt Schwarz ein extrem dunkles Grau, statt weiß ein sehr helles Grau. Aber es geht natürlich auch helles Gelb auf dunklem Blau, oder umgkehrt, oder andere komplementäre Kombinationen. Dazu kommt:

• Mischen Sie niemals mehr als 2 Schrift-Typen (z.B. Arial und Times)
• Mischen Sie niemals mehr als 2 Formatierungen (Fett, unterstrichen, kursiv, usw.)
• Mischen Sie niemals mehr als 3 Schriftgrößen (Das gelingt schon nicht mehr, wenn man sich an die 30-Punkte-Schriftgröße-Regel hält).

Bei Befolgung dieser Regeln sieht Ihr Slide immer aufgeräumt und stylisch aus.

Platzierung von Bild und Text auf Präsentationsfolien

Wer im Kunstunterricht aufgepasst hat, hat schon einmal was vom Goldenen Schnitt gehört. Das ist die Regel, die dem Gestalter eine ästhetische Anmutung garantiert. Es heißt, das Verhältnis vom Ganzen zu seinem größeren Teil, müsse dem Verhältnis des größeren Teils zum kleineren Teil entsprechen. Dazu teilen Sie Ihr Slide einfach einen großen Teil und einen kleinen Teil im Verhältnis von 61,8% zu 38,2%. Wenn Sie das mit jeder Seite machen, ergibt sich ein praktisches Raster. Viola, so ist Ihre Foliengestaltung ästhetisch!

Aktivieren Sie dazu in Powerpoint einfach im Menü „Ansicht“ die Funktion Führungslinien. Diese können Sie mit der Maus anfassen und verschieben. Wenn Sie das hier gezeigte Raster haben wollen kopieren sie die horizontale und die vertikale Führungslinie, in dem Sie die Ctrl.-Taste (manchmal heißt sie auch Strg.-Taste) halten, während Sie mit Maus draufklicken und dann die Linie ziehen.

Emotion in der Präsentation: Warum und wie?

Neurowissenschaftlich bewiesene Tatsache ist, dass reine Zahlen und Daten vielleicht Zustimmung erzeugen, aber niemals ein Handeln. Das Depersonalisieren ist sogar eine Strategie um Gemeinheiten und Unmenschlichkeiten offen und ohne Konsequenzen aussprechen zu können. Bei „50.000 Stellen müssen angebaut werden“ empört sich kaum jemand. 795 Mio. Hungernde auf der Welt, 10.000 tote Kinder durch Hunger täglich, lassen uns komplett ungerührt. Denn man sieht die zahlreichen persönlichen dramatischen Schicksale dahinter nicht mehr. Wir alle wissen, dass die Polkappen schmelzen, aber wir fliegen jedes Jahr in den Urlaub. Wir nicken, aber wir sind nicht betroffen und tun nichts. Dann hören wir über Facebook von einem persönlichen Schicksal, von Klaus aus Detmold, der auf dramatische Weise krank geworden ist, seine Job verloren hat und nun verzweifelt um seine…“ Plötzlich spenden die Leute, die vorher weggesehen haben.

Emotionen erzeugen Sie mit EINEM konkreten Namen, EINEM konkreten Schicksal, mit konkreten Daten, mit der konkreten Beschreibung eines Zustands und der konkreten Beschreibung von konkreten Emotionen. Und dann kommt unsere Powerpoint-Unterstützung: Visualisieren Sie das Einzel-Schicksal durch Ihre Foliengestaltung.

Wenn Sie über notwendige Reorganisation sprechen, reden Sie nicht von Prozessen, sondern von einem konkreten Menschen und wie er unter diesem fehlerhaften Prozess leidet. Wenn Sie über eine neue Produktentwicklung sprechen, reden Sie über das Leiden eines konkreten Produktnutzers (z.B. Ihrer Frau) vor der Produktentwicklung und die Freude eines konkreten Produktnutzers danach. Wenn die konkrete Emotion herausgearbeitet ist, dann multiplizieren Sie sie mit den 50.000 Betroffenen.

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